Wie sind eure digitalen Produkte und Dienstleistungen zustande gekommen?

Die Digitalisierung unseres Förderportals hatte unter anderem ökologische Gründe: Wir bearbeiten pro Jahr 5'000 Gesuche, was eine riesige Papierflut auslöste. Als Energieagentur möchten wir Vorreiter sein. Deshalb haben wir uns auf die Fahne geschrieben, unser bestehendes, in die Jahre gekommenes Förderportal komplett zu digitalisieren. Das Portal dient als Drehscheibe zwischen Förderern (Bund, Kanton, Gemeinden) und Gesuchstellern, in dem Gesuchsteller ihre Gesuche einreichen können. Dieser gesamte Prozess, inklusive Signatur, die es benötigt, um zum Beispiel die Vollmacht einer Bauherrschaft zu erhalten, sollte digital werden.

Und so kam unser erstes komplett digitales Produkt – das e-Förderportal – und damit auch die digitale Signatur zustande.

Welche Vorteile lieferte das e-Förderportal?

Der Prozess wurde wesentlich vereinfacht und verschnellert. Davor war er vor allem für Gesuchsteller umständlich. Im Wesentlichen geht es um Fördermittel, sprich um Geldbeträge, die einem Gesuchsteller zustehen. Damit konnte eine schnelle Zusicherung gewährleistet werden. Wir haben gelernt, dass wir nicht nur den Hauseigentümer im Blick haben müssen, sondern alle Stakeholder, z.B. die Heizungsinstallateur:innen, entlang des Prozesses. Unsere Lösung funktioniert deshalb heute auch für mittlerweile 18 Gemeinden.

Mit der Digitalisierung einer Dienstleistung ist aber noch nicht die digitale Transformation ausgelöst. Wie seid ihr weiter vorgegangen?

Das hat sich Schritt für Schritt entwickelt, dort wo es Sinn ergab. Zunächst das e-Förderportal mit digitaler Signatur, dann das Wärmepumpen-Cockpit, das die Effizienz der verbauten Wärmepumpen überwacht bis zu einem digitalen Event-Anmeldeportal haben wir alles gemeinsam mit F5 entwickelt.

Zuletzt haben wir auch unsere internen Prozesse digitalisiert. Dazu standen wir anfangs vor einer riesigen Palette an Möglichkeiten. Dabei haben wir festgestellt, dass wir eigentlich schon gut aufgestellt sind. Wir sind zurück auf Feld 1 und haben uns überlegt «Was gibt uns den maximalen Nutzen?». Wir haben dann entschieden, gegebene Strukturen zu belassen und sie einfach dort zu digitalisieren, wo es uns Effizienz oder Nutzen brachte. Heute sind alle happy, denn wir haben die bestmögliche Lösung für unser Team erarbeitet. Nicht mit möglichst vielen verschiedenen Tools, sondern mit denjenigen, die Sinn für uns machen.

"In meinem fortgeschrittenen Berufsalter war das die grösste Erkenntnis: Digitalisierung nicht einfach irgendwie durchziehen, weil es sexy klingt. Sondern nur rausnehmen, was deinem Unternehmen den grössten Nutzen bringt."

Welchen Nutzen bringt euch F5 auf diesem Weg?

Andere Unternehmen haben uns jeweils alles gezeigt was möglich ist, aber nicht überlegt, wie wir arbeiten. Hier macht F5 den Unterschied: Sie sind immer auf unsere Bedürfnisse eingegangen, haben sich in unsere Prozesse eingefühlt und wirklich mitgedacht, wo ein Nutzen generiert werden kann. So arbeiten unsere Teams eng zusammen. Dabei sind ihre Inputs massgebend für den Erfolg der Projekte.

Kannst du ein Beispiel geben für einen solchen Input?

Sie haben beispielsweise einen digitalen Rundgang fürs e-Förderportal erstellt, wodurch wir niemanden schulen mussten, da alles selbsterklärend war. In diesem Rundgang sehen Benutzende stets, wo sie im Prozess stehen und was es zu tun gibt.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit F5 heute aus?

Wir konsolidieren unsere Dienstleistungen stets und F5 unterstützt uns dabei als Sparring-Partner auf Augenhöhe, was für uns sehr wichtig ist. Auch wenn wir uns weiterentwickeln, besitzen sie nun ein grosses internes Wissen, was die Zusammenarbeit sehr effizient macht. Durch ihre gute und breite Basis ist F5 ein idealer Partner für Organisationen, die den Schritt in die digitale Transformation machen. Denn im Kern geht es darum zu verstehen, was für das Unternehmen das Wichtigste ist und den grössten Nutzen generiert. Und dieses Verständnis ist bei F5 gegeben.

"Abschliessend möchte ich noch sagen: Es ist extrem wichtig einen verlässlichen Partner im Labyrinth der Digitalisierung an der Seite zu haben, der auf deinen individuellen Prozess eingehen kann. Nur dann macht Digitalisierung Sinn."